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Política de tratamiento de datos personales 


Razón social: Gestión Profesional S.A.S.                            Correo electrónico:   Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

Nit: 830510833 – 8                                                         

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Bogotá-Colombia                                                                      

 

1. NORMATIVIDAD LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN: La presente política de Tratamiento de datos personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones complementarias y será aplicada por GESTIÓN PROFESIONAL S.A.S respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.

2. DEFINICIONES: Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones:

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

b) Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

e) Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales.

f) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

g) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos

o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

h) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

i) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

j) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

k) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

3. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: El tratamiento de datos personales en GESTIÓN PROFESIONAL S.A.S. se regirá por los siguientes principios:

a) Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular.

b) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

c) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será efectuado el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

d) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de GESTIÓN PROFESIONAL S.A.S. en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

e) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones contenidas en la presente política, la Constitución Política y las disposiciones legales aplicables. Los datos personales, salvo la información pública, y lo dispuesto en la autorización otorgada por el titular del dato, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.

f) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de Gestión Profesional S.A.S. se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

g) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la

información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

PARÁGRAFO PRIMERO: En el evento que se recolecten datos personales sensibles, el Titular podrá negarse a autorizar su Tratamiento.

4. FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS:

 Enviar información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de la misma.

 Realizar selección de personal mediante las diferentes pruebas que apliquen para el cargo o los cargos.

 Gestionar a través de un tercero la visita domiciliaria y consulta de antecedentes.

 Verificar las referencias personales, académicas y laborales.

 Realizar las afiliaciones a las entidades de seguridad social integral y entidades financieras.

 Elaborar el contrato laboral con las cláusulas que apliquen.

 Enviar información personal del trabajador en misión a las empresas usuarias para sus fines específicos.

 Entregar y verificar la orden de exámenes médicos ocupacionales y la autorización para abrir cuenta de nómina.

 Realizar la afiliación y gestionar los aspectos relacionados con el plan funerario.

 Recibir, y gestionar transcripciones incapacidades por enfermedad, accidentes laborales, licencias de maternidad y paternidad.

 Realizar los pagos de las obligaciones contractuales (liquidación de prestaciones sociales, pagos de nómina, entre otros).

 Realizar evaluaciones médicas ocupacionales periódicas.

 Investigar y analizar accidentes e incidentes de trabajo de los colaboradores.

 Confirmación de la asistencia de los colaboradores en las capacitaciones.

 Realizar al interior de la compañía actividades de bienestar (recreativas, culturales y deportivas), para los colaboradores y su núcleo familiar.

 Ubicar a un contacto en caso de una emergencia presentada al interior de la empresa, o en caso de que el trabajador no se presente ni informe el porqué de su ausencia.

 Tener un registro de fechas de ingreso y edad de los colaboradores cotizantes a las AFP (Administradora de Fondo de Pensiones), para prestar un apoyo en el proceso de solicitud de pensión.

 Ofrecer un apoyo a los colaboradores en trámites ante la EPS, por inconsistencias en atención o afiliación personal y de beneficiarios.

 Brindar un apoyo a los colaboradores en trámites ante la Caja de Compensación Familiar, por inconsistencias en atención o afiliación personal y de beneficiarios.

 Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o la relación entre usted y GESTIÓN PROFESIONAL S.A.S.

Si usted nos proporciona Datos Personales, ésta información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y no procederemos a vender, licenciar, transmitir o divulgar la misma fuera de GESTIÓN PROFESIONAL S.A.S salvo que: (i) usted nos autorice expresamente a hacerlo, (ii) con el fin de proporcionarle nuestros productos o servicios, (iii) tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración, o (iv) según sea requerido o permitido por la ley.

A fin de poner en práctica los propósitos descritos anteriormente, sus datos personales podrán ser divulgados con los fines dispuestos anteriormente al personal de recursos humanos, encargados, consultores, asesores y a otras personas y oficinas según corresponda.

GESTIÓN PROFESIONAL S.A.S podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente subcontratamos con terceros el procesamiento de su información personal o proporcionamos su información personal a terceros prestadores de servicios, advertimos a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, les prohibimos el uso de su información personal para fines propios y les impedimos que divulguen su información personal a otros.

Adicionalmente, le informamos que una vez cese la necesidad de tratamiento de sus datos, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de GESTIÓN PROFESIONAL S.A.S o archivados en términos seguros a efectos de que solamente sean divulgados cuando a ello hubiere lugar de acuerdo con la ley. Dichos datos no serán eliminados a pesar de la solicitud del titular, cuando la conservación de los mismos sea necesaria para el cumplimiento de una obligación o contrato.

5. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO POR PARTE DE GESTIÓN PROFESIONAL S.A.S.

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los derechos que como titular le asisten en relación con sus datos personales son:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a GESTIÓN PROFESIONAL S.A.S como los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a GESTIÓN PROFESIONAL S.A.S. como Responsables del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.

c) Ser informado por GESTIÓN PROFESIONAL S.A.S., como Responsables del Tratamiento o por el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente política y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Dentro de esta política encontrará el procedimiento a través del cual la Compañía garantiza el ejercicio de todos sus derechos.

PARÁGRAFO PRIMERO: Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos tanto el titular como la persona que lo represente deberá demostrar su identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al titular. PARÁGRAFO SEGUNDO: Los derechos de los menores de edad serán ejercidos por medio de las personas que estén facultadas para representarlos.

6. DEBERES DE GESTIÓN PROFESIONAL S.A.S.

Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que GESTIÓN PROFESIONAL S.A.S está obligada a cumplir los deberes que al respecto imponga la ley. En consecuencia se deben cumplir las siguientes obligaciones:

A. Deberes cuando actúa como responsable:

i) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

ii) Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

iii) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales.

iv) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.

v) Procurar que los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la siguiente política.

vi) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

vii) Actualizar la información cuando sea necesario.

viii) Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.

B. Deberes cuando obra como Encargado del tratamiento de datos personales:

Si realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (Responsable del tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes:

i) Establecer que el Responsable del tratamiento esté autorizado para suministrar los datos personales que tratará como Encargado

ii) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

iii) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

iv) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.

v) Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.

vi) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política.

vii) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se establece en la presente política.

viii) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

ix) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

x) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto.

xi) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

xii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

C. Deberes cuando realiza el tratamiento a través de un Encargado

i) Suministrar al Encargado del tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado. Para efectos de la transmisión nacional o internacional de los datos se deberá suscribir un contrato de transmisión de datos personales o pactar cláusulas contractuales según lo establecido en el artículo 25 del decreto 1377 de 2013.

ii) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

iii) Comunicar de forma oportuna al Encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

iv) Informar de manera oportuna al Encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes.

v) Exigir al Encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

vi) Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

D. Deberes respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio

i) Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares.

ii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

7. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL

Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, GESTIÓN PROFESIONAL S.A.S. solicitará al titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia.

8. AVISO DE PRIVACIDAD

En el evento en el que GESTIÓN PROFESIONAL S.A.S. no pueda poner a disposición del titular del dato personal la presente política de tratamiento de la información, publicará el aviso de privacidad que se adjunta al presente documento, cuyo texto conservará para consulta posterior por parte del titular del dato y/o de la Superintendencia de Industria y Comercio.

9. ÁREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DEL DATO PERSONAL

La Gerencia Administrativa de GESTIÓN PROFESIONAL S.A.S será la responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular del dato en ejercicio de los derechos contemplados en el numeral 5 de la presente política, a excepción del descrito en su literal d). Para tales efectos, el titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja o reclamo de lunes a viernes de 8:00 a.m a 5:00 p.m al correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo., llamar a la línea telefónica de GESTIÓN PROFESIONAL S.A.S. en Bogotá: teléfono (1) 6104622, o radicarla en nuestras oficinas en Bogotá en la dirección Calle 93 # 15 – 51 Of. 102

La petición, queja o reclamo deberá contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al

interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

10. MEDIDAS DE SEGURIDAD

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, GESTIÓN PROFESIONAL S.A.S adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.

11. ACEPTACIÓN DE LAS CONDICIONES

Al hacer uso de este Sitio Web o adquirir cualquier servicio de GESTIÓN PROFESIONAL S.A.S., usted acepta ceñirse a los términos de esta Política de Tratamiento de datos personales, le solicitamos revisar periódicamente esta Política, toda vez que, por razones de la regulación existente o necesidades corporativas o de negocio, la misma estará sujeta a modificaciones o enmiendas en cualquier momento, las cuales, antes de entrar en vigencia, serán anunciadas al público a través de nuestra página web o del mecanismo que usualmente utilizamos para comunicarnos con usted. Por el hecho de usar nuestro Sitio o por adquirir o utilizar servicios de GESTIÓN PROFESIONAL S.A.S entendemos que usted ha desplegado conductas inequívocas tendientes a prestar su consentimiento específico respecto de esta Política y sus modificaciones. Si no está de acuerdo con las mismas, le sugerimos abstenerse de ingresar al Sitio o de utilizar o servicios de GESTIÓN PROFESIONAL S.A.S que requieran sus datos personales y notificar de inmediato a GESTIÓN PROFESIONAL S.A.S (en la dirección electrónica que más adelante se prevé para el efecto) para propósitos de implementar las medidas a que haya lugar de acuerdo con la ley aplicable.

12. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA

La presente Política de Datos Personales entra en vigencia a partir del día 1 de Enero de 2014. Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a través de nuestro sitio web: www.gestionprofesional.com.co

Atentamente,

GESTIÓN PROFESIONAL S.A.S.

Polí tica de tratamiento de datos personales de Gestio n Profesional S.A.S
Razón social: Gestión Profesional S.A.S
Nit: 830510833 – 8
Domicilio: Calle 93 # 15 – 51 Of. 102 Bogotá
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Página web: www.gestionprofesional.com.co
1. NORMATIVIDAD LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN: La presente política de Tratamiento de datos personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones complementarias y será aplicada por GESTIÓN PROFESIONAL S.A.S respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.
2. DEFINICIONES: Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones:
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
b) Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
e) Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales.
f) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
g) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos
o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
h) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
i) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
j) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
k) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.
3. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: El tratamiento de datos personales en GESTIÓN PROFESIONAL S.A.S se regirá por los siguientes principios:
a) Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular.
b) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
c) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será efectuado el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
d) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de GESTIÓN PROFESIONAL S.A.S en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
e) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones contenidas en la presente política, la Constitución Política y las disposiciones legales aplicables. Los datos personales, salvo la información pública, y lo dispuesto en la autorización otorgada por el titular del dato, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
f) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de Gestión Profesional S.A.S se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
g) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la
información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
PARÁGRAFO PRIMERO: En el evento que se recolecten datos personales sensibles, el Titular podrá negarse a autorizar su Tratamiento.
4. FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS:
 Enviar información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de la misma.
 Realizar selección de personal mediante las diferentes pruebas que apliquen para el cargo o los cargos.
 Gestionar a través de un tercero la visita domiciliaria y consulta de antecedentes.
 Verificar las referencias personales, académicas y laborales.
 Realizar las afiliaciones a las entidades de seguridad social integral y entidades financieras.
 Elaborar el contrato laboral con las cláusulas que apliquen.
 Enviar información personal del trabajador en misión a las empresas usuarias para sus fines específicos.
 Entregar y verificar la orden de exámenes médicos ocupacionales y la autorización para abrir cuenta de nómina.
 Realizar la afiliación y gestionar los aspectos relacionados con el plan funerario.
 Recibir, y gestionar transcripciones incapacidades por enfermedad, accidentes laborales, licencias de maternidad y paternidad.
 Realizar los pagos de las obligaciones contractuales (liquidación de prestaciones sociales, pagos de nómina, entre otros).
 Realizar evaluaciones médicas ocupacionales periódicas.
 Investigar y analizar accidentes e incidentes de trabajo de los colaboradores.
 Confirmación de la asistencia de los colaboradores en las capacitaciones.
 Realizar al interior de la compañía actividades de bienestar (recreativas, culturales y deportivas), para los colaboradores y su núcleo familiar.
 Ubicar a un contacto en caso de una emergencia presentada al interior de la empresa, o en caso de que el trabajador no se presente ni informe el porqué de su ausencia.
 Tener un registro de fechas de ingreso y edad de los colaboradores cotizantes a las AFP (Administradora de Fondo de Pensiones), para prestar un apoyo en el proceso de solicitud de pensión.
 Ofrecer un apoyo a los colaboradores en trámites ante la EPS, por inconsistencias en atención o afiliación personal y de beneficiarios.
 Brindar un apoyo a los colaboradores en trámites ante la Caja de Compensación Familiar, por inconsistencias en atención o afiliación personal y de beneficiarios.
 Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o la relación entre usted y GESTIÓN PROFESIONAL S.A.S
Si usted nos proporciona Datos Personales, ésta información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y no procederemos a vender, licenciar, transmitir o divulgar la misma fuera de GESTIÓN PROFESIONAL S.A.S salvo que: (i) usted nos autorice expresamente a hacerlo, (ii) con el fin de proporcionarle nuestros productos o servicios, (iii) tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración, o (iv) según sea requerido o permitido por la ley.
A fin de poner en práctica los propósitos descritos anteriormente, sus datos personales podrán ser divulgados con los fines dispuestos anteriormente al personal de recursos humanos, encargados, consultores, asesores y a otras personas y oficinas según corresponda.
GESTIÓN PROFESIONAL S.A.S podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente subcontratamos con terceros el procesamiento de su información personal o proporcionamos su información personal a terceros prestadores de servicios, advertimos a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, les prohibimos el uso de su información personal para fines propios y les impedimos que divulguen su información personal a otros.
Adicionalmente, le informamos que una vez cese la necesidad de tratamiento de sus datos, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de GESTIÓN PROFESIONAL S.A.S o archivados en términos seguros a efectos de que solamente sean divulgados cuando a ello hubiere lugar de acuerdo con la ley. Dichos datos no serán eliminados a pesar de la solicitud del titular, cuando la conservación de los mismos sea necesaria para el cumplimiento de una obligación o contrato.
5. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO POR PARTE DE GESTIÓN PROFESIONAL S.A.S
De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los derechos que como titular le asisten en relación con sus datos personales son:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a GESTIÓN PROFESIONAL S.A.S como los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a GESTIÓN PROFESIONAL S.A.S como Responsables del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
c) Ser informado por GESTIÓN PROFESIONAL S.A.S, como Responsables del Tratamiento o por el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente política y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Dentro de esta política encontrará el procedimiento a través del cual la Compañía garantiza el ejercicio de todos sus derechos.
PARÁGRAFO PRIMERO: Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos tanto el titular como la persona que lo represente deberá demostrar su identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al titular. PARÁGRAFO SEGUNDO: Los derechos de los menores de edad serán ejercidos por medio de las personas que estén facultadas para representarlos.
6. DEBERES DE GESTIÓN PROFESIONAL S.A.S
Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que GESTIÓN PROFESIONAL S.A.S está obligada a cumplir los deberes que al respecto imponga la ley. En consecuencia se deben cumplir las siguientes obligaciones:
A. Deberes cuando actúa como responsable:
i) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
ii) Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
iii) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales.
iv) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.
v) Procurar que los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la siguiente política.
vi) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
vii) Actualizar la información cuando sea necesario.
viii) Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.
B. Deberes cuando obra como Encargado del tratamiento de datos personales:
Si realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (Responsable del tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes:
i) Establecer que el Responsable del tratamiento esté autorizado para suministrar los datos personales que tratará como Encargado
ii) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
iii) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
iv) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
v) Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
vi) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política.
vii) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se establece en la presente política.
viii) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
ix) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
x) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto.
xi) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
xii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
C. Deberes cuando realiza el tratamiento a través de un Encargado
i) Suministrar al Encargado del tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado. Para efectos de la transmisión nacional o internacional de los datos se deberá suscribir un contrato de transmisión de datos personales o pactar cláusulas contractuales según lo establecido en el artículo 25 del decreto 1377 de 2013.
ii) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
iii) Comunicar de forma oportuna al Encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
iv) Informar de manera oportuna al Encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes.
v) Exigir al Encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
vi) Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
D. Deberes respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio
i) Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares.
ii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
7. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL
Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, GESTIÓN PROFESIONAL S.A.S solicitará al titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia.
8. AVISO DE PRIVACIDAD
En el evento en el que GESTIÓN PROFESIONAL S.A.S no pueda poner a disposición del titular del dato personal la presente política de tratamiento de la información, publicará el aviso de privacidad que se adjunta al presente documento, cuyo texto conservará para consulta posterior por parte del titular del dato y/o de la Superintendencia de Industria y Comercio.
9. ÁREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DEL DATO PERSONAL
La Gerencia Administrativa de GESTIÓN PROFESIONAL S.A.S será la responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular del dato en ejercicio de los derechos contemplados en el numeral 5 de la presente política, a excepción del descrito en su literal d). Para tales efectos, el titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja o reclamo de lunes a viernes de 8:00 a.m a 5:00 p.m al correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo., llamar a la línea telefónica de GESTIÓN PROFESIONAL S.A.S en Bogotá: teléfono (1) 6104622, o radicarla en nuestras oficinas en Bogotá en la dirección Calle 93 # 15 – 51 Of. 102
La petición, queja o reclamo deberá contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al
interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
10. MEDIDAS DE SEGURIDAD
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, GESTIÓN PROFESIONAL S.A.S adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.
11. ACEPTACIÓN DE LAS CONDICIONES
Al hacer uso de este Sitio Web o adquirir cualquier servicio de GESTIÓN PROFESIONAL S.A.S, usted acepta ceñirse a los términos de esta Política de Tratamiento de datos personales, le solicitamos revisar periódicamente esta Política, toda vez que, por razones de la regulación existente o necesidades corporativas o de negocio, la misma estará sujeta a modificaciones o enmiendas en cualquier momento, las cuales, antes de entrar en vigencia, serán anunciadas al público a través de nuestra página web o del mecanismo que usualmente utilizamos para comunicarnos con usted. Por el hecho de usar nuestro Sitio o por adquirir o utilizar servicios de GESTIÓN PROFESIONAL S.A.S entendemos que usted ha desplegado conductas inequívocas tendientes a prestar su consentimiento específico respecto de esta Política y sus modificaciones. Si no está de acuerdo con las mismas, le sugerimos abstenerse de ingresar al Sitio o de utilizar o servicios de GESTIÓN PROFESIONAL S.A.S que requieran sus datos personales y notificar de inmediato a GESTIÓN PROFESIONAL S.A.S (en la dirección electrónica que más adelante se prevé para el efecto) para propósitos de implementar las medidas a que haya lugar de acuerdo con la ley aplicable.
12. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA
La presente Política de Datos Personales entra en vigencia a partir del día 1 de Enero de 2014. Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a través de nuestro sitio web: www.gestionprofesional.com.co
Atentamente,
GESTIÓN PROFESIONAL S.A.S

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